¿Quieres realizar un evento y no sabes por donde empezar? Acá te daremos algunos tips para que tus eventos sean exitosos, tus invitados queden felices y ese día tan esperado llegue sin que se convierta en un dolor de cabeza.
1 - Organízalo con tiempo: Si es un matrimonio religioso o un evento muy grande (200 personas o más) entre 1 y 2 años de anticipación es lo ideal, ya que las iglesias y centros de eventos más solicitados son los que más reservas tienen. Si es un evento en el que invitarás a muchas personas pero no requieres lugar ni iglesia, lo ideal es organizarlo entre 6 meses y 1 año de anticipación. Si es un evento mediano como un matrimonio civil, cumpleaños de década (30,40,50, etc.), bodas de plata, bautizos, entre 1 y 3 meses. Finalmente si es un evento pequeño con 1 a 2 semanas de anticipación puedes reservar lo necesario sin problemas. Lo que es importante tener en cuenta son las fechas de alta demanda, ya que de Septiembre en adelante son fechas muy solicitadas y te puedes llevar un mal rato si dejas todo para última hora.
2 - Haz una lista de los invitados para que veas más menos cuantos invitados tendrás y que lugar es el adecuado para ese evento. Si es un evento pequeño, lo ideal es que sea un lugar íntimo, que no sobre tanto espacio ya que no se verá bien. Si son muchos invitados lo ideal es un lugar amplio, si es temporada de primavera o verano que tenga una terraza o jardines le dará un toque especial. Si el evento lo harás en casa y hace frío tendrás que arrendar carpa también equipo de calefacción y estar al tanto del tiempo para que la lluvia o el frío no arruine la velada.Un salón de eventos de edificio sirve mucho, ve bien los horarios, si tiene cocina para que puedas calentar las cosas que tengas para servir, también para refrigerar los líquidos o productos delicados que tengan pescado, mariscos, carnes, etc. que los baños estén limpios y que tenga todo lo necesario para el uso de los invitados, si no tiene mobiliario o no es suficiente, tendrás que arrendar o bien solicitar a la banquetera que te asesore en este ítem.
3 - Si invitarás personas de la tercera edad o discapacitados, ve los accesos y preocúpate que en el lugar que harás el evento sepan para que le brinden la ayuda necesaria. Si habrá niños considerar menú especial para ellos, alguna entretención para que la pasen bien (animadoras que les organicen juegos es una buena idea) y sus padres puedan disfrutar contigo y algún lugar para dormir en caso que caigan rendidos por el sueño.Si vienen invitados de otras ciudades o países ver donde se alojarán y en caso que no sea en tu casa o de algún familiar buscar algún hotel donde puedan alojarse y enviarles la información para que no se compliquen con ello.
4 - Haz una lista de todas las cosas que te gustaría tener ese día como fotógrafo, cabina de fotos, música, animación, banquetería, postres especiales, tortas, tragos, regalos para los asistentes, ropa, la lista puede ser infinita...cotiza estos servicios para que tengas referencias de precios y quienes son los proveedores que te gustan, pide referencias y asegúrate que sean de confianza para que no te dejen plantada.
5 - Calcula tu presupuesto, este es un punto muy importante para que no te lleves sorpresas al final del evento y termines gastando más de lo presupuestado. Muchas veces es mejor un evento pequeño de buen nivel que un evento con muchos invitados y poco presupuesto. Pide ayuda a tus amigos y familiares, te pueden dar tips, solicitar presupuestos, visitar lugares contigo y después pueden compartir ideas y opiniones.
6 - Si el evento es pequeño como un cumpleaños o celebración con familiares y amigos preocúpate de tener jugos, bebidas agua con y sin gas, además de los tragos que sabes que tus amigos disfrutan, los espumantes, pisco sour, cervezas y vinos blancos tienes que tenerlos fríos y considerar hielo, si es verano mucho más. En cuanto a la comida con 12 a 15 bocados si es de noche andarás bien pero si el evento es a la hora de almuerzo considera entre 15 y 18 además de un postre o torta. Para el servicio puedes organizarte dejando los líquidos y vasos en una mesa de apoyo para que los invitados se sirvan o bien puedes contratar garzones para que te ayuden a servir, calentar y vayan retirando los vasos y platos.
7 - Si necesitas arrendar vajilla, se sugiere 2 a 3 vasos por persona, más copas para espumante y vino, también fuentes o bandejas para servir los bocados, bandejas para los garzones y todo lo necesario para la cantidad de invitados que tengas.
Si es un cumpleaños infantil organiza la comida tanto para los niños como para los papás ya que si son pequeños los papás acompañan a sus hijos. Las entretenciones pueden ser inflables, camas elásticas, animación, pinta caritas, baile, spa, etc. todo depende del gusto de tu hijo(a). Envía las invitaciones con anticipación para que así los padres puedan organizarse y tu puedas confirmar los asistentes para la comida, sorpresas, etc. Si contratas un servicio de animación, cuéntale más menos como son los amigos de tu hijo(a) para que lleven juegos adecuados y los mantengan entretenidos.
Hay muchas cosas de las que preocuparse cuando organizas un evento, por lo que siempre anota todo, para que no se te olvide nada.
Lo más importante de todo es que no pierdas la calma, pide ayuda si la necesitas, no te hagas cargo de todo. Ya sea un evento pequeño o un evento grande, siempre implica un grado de estrés el organizarlo y después de tanto trabajo te mereces disfrutar con tus invitados.
Esperamos haberte ayudado con estos tips. Si necesitas realizar un evento, contáctanos. Contamos con más de 20 años de experiencia en organización de eventos.
Nos vemos pronto con más tips e ideas para tus eventos.
Marie Handal
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